Dans quels cas créer une base vide ?

Vous créez une base vide lorsque vous ne disposez ni de STSweb, ni de GEP et que vous n'avez pas de base de l'année précédente.

  Comment ajouter une séquence horaire en début de journée ?

Utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire . Vous pouvez ajouter ou enlever le nombre de séquences souhaitées en début ou en fin de journée.

  Comment créer une base vide ?

Etape 1. Paramétrer la grille horaire de la base
1. Sur l'écran d'accueil d'EDT, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle base vide. La fenêtre de Paramétrage de la grille horaire s'affiche.
2. Choisissez vos paramètres (jours ouvrés de l'établissement, premier jour de la semaine, etc.) puis cliquez sur Valider.
Etape 2. Nommer et enregister la base
Etape 3. Importer ou saisir les données dans la base

  Comment construire une base à partir de STSweb ?

La construction de la base à partir des données STS se fait en deux étapes :
Etape 1. A partir de STSweb, export des données de l'emploi du temps.
Etape 2. A partir d'EDT, construction de la base.
Ces 2 étapes sont détaillées dans le tutoriel téléchargeable d'un clic sur le lien suivant :
Echanges EDT/STSweb/SCONET.

  J’ai oublié une séquence horaire, puis-je l’ajouter une fois que la grille horaire est validée ?

Utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire modifier les séquences. Dans la fenêtre de paramétrage de la grille horaire, vous pouvez ajouter ou enlever une séquence horaire en début ou en fin de journée. L’intégralité de la base est conservée mais si des cours avaient lieu sur une plage horaire actuellement inexistante, ils sont dépositionnés et mis en échec.

  Comment récupérer ma base de l’année dernière ?

Etape 1. Ouvir l'ancienne base
1. Sur l'écran d'accueil d'EDT, cliquez sur Créer à partir d'une ancienne base. La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez l'ancienne base puis cliquez sur Ouvrir. L'ancienne base s'ouvre.
Etape 2. Enregistrer l'ancienne base sous un nouveau nom
3. La fenêtre Enregistrer sous s'ouvre automatiquement.
4. Sélectionnez le dossier où enregistrer la nouvelle base.
5. Nommez la base puis cliquez sur Enregistrer.
Etape 3. Actualiser les paramètres de la nouvelle base
6. La fenêtre Construire une base à partir de celle de l'année précédente s'ouvre automatiquement. Vous devez préciser les données que vous souhaitez conserver, réinitialiser ou supprimer.
NB : la grille horaire de l'ancienne base est conservée. Pour modifier les jours ouvrés, le nombre de séquences ou le pas horaire, utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire.

  Comment créer une base de données EDT ?

Il existe quatre façons de créer une base, elles sont toutes accessibles depuis l’écran d’accueil :
- en récupérant une ancienne base (En savoir plus).
- en construisant une base à partir de STSweb pour récupérer toutes les données relatives aux services horaires des enseignants. Vous pourrez ensuite récupérer les données relatives aux élèves à partir de SCONET (Plus d'infos dans le tutoriel Echanges EDT/STSweb/SCONET).
- en construisant une base à partir de GEP, si vous avez encore vos données dans GEP (En savoir plus).
- en créant une nouvelle base vide. Vous pouvez alors importer les données à partir de fichiers texte (ASCII) ou les saisir manuellement (En savoir plus).

  Comment construire une base à partir de GEP ?

Etape 1. Générez les fichiers DBF à partir de GEP
Dans le module Structure et Services de GEP, choisissez l’année en préparation. Puis dans le menu Interface, activez la commande Vers logiciel Emploi du temps. Enregistrez les fichiers générés dans un dossier accessible à EDT.
Etape 2. Importez les fichiers DBF à partir d’EDT
Sur l’écran d’accueil d’EDT, cliquez sur le bouton Construire une base depuis GEP. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier où se trouvent les fichiers GEP avant de cliquer sur le bouton Construire.

  Comment modifier un libellé horaire ?

Pour modifier les libellés horaires, allez dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Horaires affichés à l'écran ou Horaires imprimés sur les emplois du temps. Pour saisir les horaires précédents 10h00, utilisez le "h" ou le "." comme séparateur (ex : tapez "8.00" ou "8h00").
Attention ! Le bouton Réinitialiser les horaires sert à recalculer tous les horaires à partir de celui saisi pour la 1re séquence.
NB : Vous pouvez modifier les libellés horaires directement à partir des grilles d'emploi du temps en faisant un double-clic sur le libellé de l'horaire.

  Comment récupérer les élèves de SCONET ?

La récupération des données élèves de SCONET se fait en 2 étapes successives : la première dans SCONET, la seconde dans EDT.
Etape 1. Exporter les données de SCONET
Etape 2. Importer les données dans EDT
Ces deux étapes sont détaillées dans le tutoriel téléchargeable d'un clic sur le lien suivant :

Echanges EDT/STSweb/SCONET.

  Comment importer dans ma base les données d’une 2e base ?

A partir de votre base, utilisez la commande Fichier > Utilitaires > Fusionner avec... et sélectionnez la base dont vous souhaitez importer les données. Enregistrez la base résultant de la fusion sous un nouveau nom afin de ne pas écraser les 2 bases d’origine.
NB : La fusion est impossible si les 2 bases ont des découpages en période différents ou si la base à fusionner à 2 découpages.

  Les données de mon établissement sont disponibles dans des fichiers Word/Excel/…, comment les récupérer dans EDT ?

Activez la commande Fichier > Import/Export > Importer en ACSII et sélectionnez le fichier source. Dans la fenêtre d’import, précisez le type de données concerné (matières ou professeurs ou classes…) puis mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques EDT.

Si vous ne souhaitez importer qu’une partie des données, copiez les données souhaitées (un type de données à la fois, par exemple, la liste des matières) et dans l’onglet correspondant (Matières), activez la commande Fichier > Import/Export > Coller le presse- papier…

Encore plus rapide. Copiez vos données avec le raccourci [Ctrl+C] puis collez-les dans EDT avec le raccourci [Ctrl+V].

  Puis-je gérer 2 établissements dans une même base EDT ?

Oui, la commande Fichier > SCONET / STS > Importer les données d’un 2e établissement ou Fichier > GEP > Importer les données d’un 2e établissement permet d’importer à partir de STSweb/GEP toutes les données relatives à un 2e établissement et vous pouvez faire le retour vers STSweb/GEP pour chaque établissement. En revanche, vous ne pouvez pas établir 2 TRMD distincts. Dans ce cas, mieux vaut créer 2 bases et les fusionner après la construction des TRMD.

  Lors de la construction de la base à partir de GEP, EDT m’indique que certains fichiers sélectionnés sont manquants. Puis-je tout de même construire ma base ?

Oui, en cliquant sur le bouton Construire malgré ce message. En revanche, les données contenues dans les fichiers manquants (signalés en rouge) ne seront pas présentes dans votre base EDT.

  Comment importer les données d’un 2e établissement à partir de STSweb ?

Après avoir construit votre base à partir de STSweb, utilisez la commande Fichier > STSweb/SCONET > Importer les données d’un 2e établissement et procédez comme pour le 1er établissement (vous avez besoin du fichier *.xml du 2e établissement).
NB : cette commande n’est active que si vous avez déjà importé les données d’un 1er établissement à partir de STSweb.

  Comment importer les données d’un 2e établissement à partir de GEP ?

Après avoir construit votre base à partir de GEP, utilisez la commande Fichier > GEP > Importer les données d’un 2e établissement et procédez comme pour le 1er établissement.
NB : cette commande n’est active que si vous avez déjà importé les données d’un 1er établissement à partir de GEP.

  Combien de pas horaire dois-je choisir ?

Le pas horaire est la plus petite unité de temps gérée par le logiciel. Il est calculé en fonction de la durée d'une séquence. Pour définir le nombre de pas horaire dont vous avez besoin, considérez la durée nécessaire à la construction et au placement de vos cours.
Exemple : Si la durée d'une séquence est de 60 mn,
- pour faire des cours d’1h30, vous avez besoin de 2 pas horaires par séquence.
- pour faire des cours de 45 min, vous devez choisir 3 pas horaires par séquence.
- pour faire des cours de 40 min, vous devez choisir 6 pas horaires par séquence.

  Cette année, le nombre de séquences horaires a changé.

1. Activez la commande Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire.
2. Ouvrez la base dont la grille horaire doit être convertie.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez les paramètres souhaités. Vous pouvez :
- modifier le premier jour de la semaine.
- modifier vos jours ouvrés.
- modifier le découpage de la journée (nombre, durée, ajout, suppression des séquences).
- modifier le découpage d'une séquence (nombre et durée du pas horaire).
4. Nommez et enregistrez la base sous un autre nom (pour que l’ancienne base ne soit pas écrasée).
NB : la base convertie contient l’intégralité des données. Si des cours étaient placés sur des plages horaires qui n’existent plus, ils sont dépositionnés et mis en échec.

  Dois-je créer une base pour chaque type de données ?

Non ! Vous créez une seule base dans laquelle vous importez ou saisissez toutes vos données. Dans le groupe de travail Emploi du temps, chaque type de données correspond à un onglet (Matières, Professeurs, Classes, Groupes, Salles, et le cas échéant, les Elèves).

  Les libellés horaires ont-ils une influence sur l’emploi du temps ?

Non, les libellés horaires n’ont aucune influence sur l’élaboration de l’emploi du temps. EDT place les cours sur une grille construite à partir du nombre de séquences horaires et du pas horaire (paramètres définis à la création de la base). Les horaires ne sont que des repères visuels. En revanche, les libellés horaires servent de repère lors du placement et il est conseillé de saisir tous ceux surlesquels des cours peuvent commencer (même si vous ne voulez ni les afficher ni les imprimer).

  Est-ce que je dois supprimer l’ancienne base ?

Il n’est pas nécessaire de supprimer l’ancienne base et nous vous conseillons dans tous les cas de la conserver sur un support externe (CD Rom, DVD...).

  Je construis ma base à partir de GEP, dois-je récupérer les élèves ?

Par défaut, ils ne sont pas cochés car ils ne sont pas nécessaires à l’élaboration de l’emploi du temps sauf si vous souhaitez gérer les liens entre parties de classes en fonction des élèves. Dans tous les cas, vous pourrez les importer ultérieurement en activant dans EDT la commande Fichier > GEP > Importer les élèves.
NB : Si vous décidez tout de même d'importer les élèves dès la création de la base, assurez-vous qu’il s’agit bien des élèves qui seront dans l’établissement l’année prochaine.

  Peut-on placer des cours sur les ½ journées non travaillées de l’établissement ?

Lors d’un placement automatique, EDT ne placera aucun cours sur une ½ journée non travaillée. En revanche, manuellement vous pouvez violer cette contrainte.

  Je ne retrouve pas la base de l’année dernière…

Utilisez la recherche automatique de base. Pour cela, activez la commande Fichier > Utilitaires > Rechercher une base, sélectionnez un disque ou un support amovible dans Rechercher dans puis lancez la recherche. EDT liste toutes les bases enregistrées sur le disque sélectionné. Vous pouvez ouvrir la base souhaitée à partir de cette interface.

  Dois-je construire la base à partir de GEP pour transférer les données vers GEP une fois l’emploi du temps créé ?

Non pas forcément. Vous pourrez toujours transférer vos données quelle que soit la manière dont vous avez construit votre base. La commande Fichier > GEP > Etablir les correspondances permet de récupérer les données de GEP nécessaires à la mise en correspondance des données EDT / GEP et l’assistant de retour vers GEP vous indique automatiquement les données à corriger.

  J'ai construit ma base à partir de GEP, pourrai-je remonter les données de l'emploi du temps vers STSweb ?

Oui, bien sûr ! Avant de remonter vos données, vous mettez en correspondance les données de votre base et celles de STSweb. L'assistant de retour vers GEP vous guide ensuite pas à pas. (Voir les questions sur l'export des données vers STSweb)

  Quelles sont les conditions nécessaires à la fusion de 2 bases ?

Pour pouvoir fusionner 2 bases, il faut que leurs grilles horaires et leurs calendriers (dates, fériés et définition des semaines A et B) soient identiques. D’autre part, si les 2 bases ont des périodes, leurs découpages doivent être identiques.
NB : la fusion est impossible si la base à fusionner a 2 découpages.

  Les 1/2 journées non travaillées de l’établissement sont-elles comptabilisées dans les 1/2 journées et journées libres garanties pour un professeur ?

Cas des 1/2 journées libres garanties. Les 1/2 journées non travaillées ne sont pas comptabilisées dans les 1/2 journées libres d’un professeur. Si l’établissement a deux 1/2 journées non travaillées (mercredi après-midi et samedi après-midi par exemple) et si vous garantissez deux 1/2 journées libres pour un professeur, ces 1/2 journées ne seront ni le mercredi après-midi, ni samedi après-midi.
Cas des journées libres garanties. Par défaut, les journées composées d'une 1/2 journée libre et d'une 1/2 journée non travaillée de l'établissement sont considérées comme des journées libres pour les professeurs. Si vous ne souhaitez pas qu'elles le soient, cochez les journées concernées dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Mi-journée et demi-journées non travaillées.

  Dans quels cas utiliser les périodes ?

Créez des périodes si des enseignements n’ont pas lieu toute l’année mais seulement pendant une période de l’année (trimestre, semestre). Si votre emploi du temps subit des modifications importantes sur certaines semaines (voyage scolaire, réfection d’une partie des locaux…), vous utiliserez un découpage personnalisé.
Attention, il n'est absolument pas nécessaire de créer de périodes pour les cours en quinzaine. La notion de fréquence est faite pour cela. Idem dans le cas d'une modification ponctuelle de l'emploi du temps (sur une semaine par exemple). L'emploi du temps de la semaine est fait pour cela.

  J’ai construit ma base à partir de GEP et je n’ai pas récupéré toutes les données... Que s'est-il passé ?

Plusieurs possibilités :
- une autre personne utilisait des fichiers GEP lors du transfert,
- le répertoire année en préparation de GEP n'est pas encore complet (selon le moment où vous construisez votre base).
- des fichiers étaient manquants (en rouge) lors de la construction,
- vous avez décoché des fichiers lors de l’import de données (par défaut, les fichiers correspondant aux élèves ne sont pas cochés).

  Quand utiliser la gestion automatique de la demi-pension ?

Utilisez la la gestion automatique de la demi-pension si vous souhaitez qu’EDT trouve par le calcul la plage horaire sur laquelle vont déjeuner tout ou partie des classes et professeurs. Des cours pourront être placés pendant la pause de la mi-journée tout en garantissant pour chaque classe et chaque professeur le temps de déjeuner.
NB : la gestion automatique de la demi-pension n'a de sens qu'à partir du moment où vous définissez au moins 2 services (dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Demi-pension.

  J’ai défini une récréation et elle n’est pas prise en compte lors du placement des cours.

Pour que les récréations définies soient respectées, il faut soumettre les cours aux récréations. Dans la liste des cours, cochez la rubrique Ré des cours souhaités. En multisélection, utilisez la commande Editer > Modifier les cours sélectionnés > Activer le respect des récréations pour les cours sélectionnés.
NB : Cette commande est aussi disponible à partir du clic droit directement dans la liste.

  Dans quel cas utiliser les sites distants ?

Activez la gestion des sites uniquement si des déplacements entre plusieurs sites distants doivent être pris en compte : changement de site dans la même journée, durée du trajet,... Pour activer et paramétrer la gestion des sites, allez dans Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Sites distants.

  J'aimerais que le logo de mon établissement apparaisse en entête des courriers envoyés, comment faire ?

L'entête de vos courriers peut être paramétrée à partir du menu Paramètres > PARAMETRES DE L'ETABLISSEMENT > Entête.
Pour insérer votre logo, cliquez sur Modifier puis sélectionnez le fichier image de votre logo qui doit être au format Bitmaps (*.bmp). Vérifiez que l'option AFFICHER LE LOGOTYPE est bien cochée en haut à gauche.
Vous pouvez aussi insérer du texte près du logo, par exemple le nom et les coordonnées de votre établissement.