Comment construire la base à partir de STSweb ?

La construction de la base de données à partir de STSweb se fait en deux étapes successives : la première dans STSweb, la seconde dans PRONOTE.

Etape 1 : Récupérer les données de STSweb
1. Depuis l'écran d'accueil de SCONET, cliquez sur Mise à jour dans la rubrique Application STS.











2. Dans STSweb, affichez le menu Exports et choisissez d'exporter l'Emploi du temps.
3. Choisissez d'Enregistrer.
4. Dans la fenêtre d'enregistrement, indiquez l'emplacement souhaité puis cliquez sur Enregistrer.



Etape 2 : Construire la base PRONOTE
1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur Créer une base PRONOTE (en version réseau, le serveur doit être arrêté).
2. Dans la fenêtre Ouvrir, sélectionnez le fichier que vous avez exporté à l'étape 1.
La syntaxe de son nom doit être la suivante : STS_emp_(N° de votre établissement)_année.xml.
3. Cliquez sur Ouvrir.
4. Dans la fenêtre d'enregistrement, attribuez un nom à la nouvelle base de données puis cliquez sur Enregistrer.
La base s'ouvre automatiquement et elle contient toutes les données de STSweb.

  Comment créer une base à partir de la base de l'année dernière ?

1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur Construire une base PRONOTE.
2. Dans l'assistant de construction de base, cliquez sur Construire une base à partir de l'année précédente.
3. Sélectionnez la base de l'année précédente.
4. Enregistrez-la sous un autre nom.
5. Précisez les données à supprimer (élèves, services...).

   Comment créer une base à partir d'EDT ou d'HYPERPLANNING ?

La construction se fait en deux étapes.
Etape 1. Récupérer les données d'EDT ou d'HYPERPLANNING
Générez les fichiers *.DBF depuis la base EDT ou HYPERPLANNING en utilisant la commande Fichier > Import/Export > Exporter vers PRONOTE.
Etape 2. Construire la base PRONOTE
1. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur le bouton Créer une base PRONOTE.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez Construire une base à partir d'EDT ou Construire une base à partir d'HYPERPLANNING.
3. Indiquez le dossier où se trouvent les fichiers *.DBF.
4. Quand la mention Récupération des fichiers sélectionnés ou Récupération de toutes les données apparaît, cliquez sur le bouton Construire.
5. Nommez et enregistrez la base.

  Comment créer sa base à partir d'anciennes versions d'EDT ou d'HYPERPLANNING ?

Etape 1. Générez les fichiers *.DBF depuis la base EDT ou HYPERPLANNING en utilisant la commande Fichier > Import/Export > Exporter vers PRONOTE.
NB : si vous possédez une version antérieure à 8.0 d'EDT ou 3.1.6 d'HYPERPLANNING, utilisez les versions d'évaluation disponibles sur notre site pour générer les fichiers mais n'enregistrez pas votre base avec, vous ne pourriez plus l'ouvrir avec une version antérieure.
> Version d'évalution d'EDT
> Version d'évaluation d'HYPERPLANNING
Etape 2. Sur l'écran d'accueil de PRONOTE, cliquez sur le bouton Construire une base à partir d'EDT, indiquez le dossier où se trouvent les fichiers *.DBF puis importez les données dans PRONOTE.

  Je ne retrouve pas la base de l’année dernière…

Utilisez la recherche automatique de base !
1. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur le bouton Recherche automatique de base. La fenêtre Rechercher s'ouvre.
2. Saisissez le nom de la base à rechercher ou indiquez le type de fichier que vous recherchez (*.not, *_ancien.not, *_arch.not, etc.).
3. Dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez un disque ou un support amovible.
4. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche.
5. EDT liste toutes les bases enregistrées sur le disque sélectionné. Vous pouvez ouvrir la base souhaitée à partir de cette interface.

  Comment récupérer les données élèves de SCONET ?

La récupération des données élèves de SCONET se fait en 2 étapes successives : la première dans SCONET, la seconde dans PRONOTE.

Etape 1. Exporter les données de SCONET
1. Sur l'écran d'accueil de SCONET, choisissez Accès Base Elèves dans la rubrique Application SCONET.









2. Depuis la Base elèves, allez dans Exploitation > Export standard > Export générique pour générer les 7 fichiers *.xml :
- Export Nomenclature,
- Export Communs,
- Export Etablissements,
- Export Géographique,
- Export Structures,
- Exports Elèves avec adresse,
- Export Responsables avec adresse.
Les fichiers *.xml peuvent avoir été compressés : ils apparaîtront alors au format *.zip.
3. Enregistrez ces 7 fichiers sur votre ordinateur dans un dossier que vous retrouverez facilement.

Etape 2. Importer les données dans PRONOTE
1. Activez la commande Fichier > SCONET > Récupérer les données élèves. La fenêtre de récupération des données élèves s’affiche.
2. Sélectionnez [Ctrl + clic] à gauche tous les fichiers *.xml ou *.zip à récupérer puis cliquez sur le bouton Valider la sélection.
3. Les fichiers choisis s’affichent automatiquement à la bonne place dans le tableau de droite où vous visualisez toutes les informations liées aux fichiers. Dans la colonne Données récupérées, PRONOTE affiche ;
- en noir : les données qui seront récupérées,
- en gris : les données pour lesquelles aucun fichier n’a été sélectionné,
- en rouge : les données nécessitant la récupération d’un autre fichier.
Par exemple, la récupération des responsables n’est possible que si on récupère aussi les élèves.
4. Cliquez sur le bouton Importer pour récupérer les données élèves dans PRONOTE.
5. Confirmez le passage en mode Usage Exclusif pour effectuer l’import.
6. Si certaines données de SCONET ne renvoient à aucune données PRONOTE, une fenêtre de mise en correspondance apparaîtra pour vous permettre d’indiquer le correspondant PRONOTE ou d’ajouter la donnée pour en faire une donnée PRONOTE.
7. N’oubliez pas de quittez le mode Usage Exclusif.

  Est-ce que je dois supprimer l’ancienne base ?

Il n’est pas nécessaire de supprimer l’ancienne base et nous vous conseillons dans tous les cas de la conserver sur un support externe (CD Rom, DVD...).

  Pourquoi construire sa base PRONOTE à partir d'EDT ?

Actuellement, c'est le meilleur moyen de construire sa base PRONOTE car EDT contient déjà :
- tous les services de notation.
- tous les emplois du temps (si vous disposez de PRONOTEVS cet emploi du temps est indispensable dans la gestion des absences des élèves pour comptabiliser les cours non suivis par les élèves).
NB : En plus de contruire la base à partir d'EDT, nous vous conseillons de récupérer les élèves de SCONET et de mettre en place une récupération automatique des données d'EDT dans PRONOTE (pour récupérer notamment les absences et les modifications d'emploi du temps).

  Pourquoi mettre en place une récupération automatique des données d'EDT ?

Pour récupérer dans PRONOTE les modifications d'emploi du temps ainsi que les absences des professeurs saisies dans EDT de manière automatique et régulière.

  Comment créer une récupération automatique des données d'EDT dans PRONOTE ?

Pour que les deux logiciels communiquent entre eux, vous devez activer les fonctions correspondantes dans les deux logiciels. La procédure se fait donc en deux étapes.

Etape 1 : dans EDT, activer l'export automatisé vers PRONOTE
1. Dans EDT, activez la commande Fichier > Import / Export > Export automatique vers PRONOTE.
2. Cochez l'option Activer l'automatisation...
3. Choisissez les données à importer.
4. Déterminez le moment de l'export (à la fermeture d'EDT ou à chaque enregistrement).
5. Sélectionnez le répertoire de destination où seront stockés les fichiers *.DBF d'EDT.

Etape 2 : dans PRONOTE, activer la récupération automatique des données d'EDT
1. A partir de PRONOTE (Client ou Monoposte), activez la commande Fichier > EDT > Récupération automatique des données.
2. Activez l'import automatique en cochant l'option correspondante.
3. Déterminez le moment de la récupération des données (à heure fixe, toutes les x heures ou toutes les 5 mn).
4. Sélectionnez le répertoire où vous avez stocké les fichiers *.DBF d'EDT à l'étape n°1.

   Comment construire une base à partir de GEP ?

La construction se fait en deux étapes.
Etape 1. Récupérer les données de GEP
Enregistrez les fichiers DBF générés à partir de GEP dans un dossier accessible à PRONOTE.
Etape 2. Construire la base PRONOTE
1. Sur l’écran d’accueil de PRONOTE, cliquez sur le bouton Créer une base PRONOTE
2. Dans l'assistant de construction, cochez Construire une base à partir de GEP.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier où se trouvent les fichiers GEP avant de cliquer sur le bouton Construire.
4. Nommez et enregistrez la base.

  Lors de la construction de la base à partir de GEP, EDT m’indique que certains fichiers sélectionnés sont manquants. Puis-je tout de même construire ma base ?

Oui, en cliquant sur le bouton Construire malgré ce message. En revanche, les données contenues dans les fichiers manquants (signalés en rouge) ne seront pas présentes dans votre base PRONOTE.

  J'ai les listes des élèves dans des fichiers Word/Excell/..., comment les récupérer dans PRONOTE ?

1. Activez la commande Fichier > Importer en ASCII > une liste d'élèves .
2. Sélectionnez le fichier source (*.txt).
3. Dans la fenêtre d’import, mettez en correspondance vos colonnes de données et les rubriques PRONOTE avant d'importer les données dans la base.
Si vous possédez sous un même format, les liens groupes/élèves, vous pouvez également les récupérer dans la base avec la commande Fichier > Importer en ASCII > des liens élèves groupes.

  Comment récupérer certaines informations (motifs , maquettes, paramètres...) d'une autre base PRONOTE ?

Utilisez la commande Fichier > PRONOTE > Récupérer les informations d'une autre base pour récupérer les paramètres liés aux orientations, les maquettes de bulletin, les motifs d'absence / de retard, les appréciations contenues dans l'assistant de saisie, les motifs des sanctions et des punitions, les dossiers de la vie scolaire et les listes d'aliments pour les menus de la cantine. Vous pouvez ainsi construire votre base à partir de STS, de GEP, d'HYPERPLANNING et d'EDT tout en récupérant des données de votre ancienne base PRONOTE.

  Peut-on récupérer les moyennes de l'année précédente ?

Oui, c'est possible. Pour cela, activez la commande Fichier > PRONOTE > Récupérer les moyennes d'une année précédente à partir de PRONOTE Monoposte ou du Serveur PRONOTE (serveur arrêté). Puis, ouvrez la base où se trouve les moyennes à récupérer. PRONOTE récupère automatiquement les moyennes de l'ancienne base.

   Comment créer de nouveaux utilisateurs ?

Vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs à partir de PRONOTE Monoposte, du Serveur PRONOTE ou du Client PRONOTE (en mode Administration) dans Fichier > Administration des utilisateurs.
Vous créez toujours un utilisateur dans un groupe d'utilisateurs dont il partagera les autorisations.
NB : en version réseau, seuls le SPR et les administrateurs peuvent créer de nouveaux utilisateurs.

   Quels sont les premiers paramètres à définir ?

Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de PRONOTE, vous devez :
- saisir le nom de l'établissement (sur toutes les impressions par défaut) dans Paramètres > ETABLISSEMENT > Identité,
- définir le calendrier (1er et dernier jour de l'année, jours fériés, 1/2 journées non ouvrées...) dans Paramètres > ANNEE SCOLAIRE > Calendrier,
- définir les périodes de notation officielles (trimestrielle, semestrielle...) dans Paramètres > ANNEE SCOLAIRE > Périodes officielles.